Špeditér Jozef má dnes náročný deň. Z každej strany zvonia telefóny, rieši transporty po celom svete a pri tom všetkom dohliada na správanie sa svojho 10 členného tímu. Rutinná časť práce sa robí automaticky a tak by sa rád vrhol na zložitejšie úlohy. Ale v tom mu zapípa messenger, volá kuriér a jeho sústredenie je na bode nula. Jozef vie, že nemá nadľudskú schopnosť a nevie robiť viac vecí naraz so 100% výsledkom. Preto musí nájsť riešenie.
Podobnú situáciu z nás zažil už asi každý. Niekedy dokonca aj na dennom poriadku. Veď si len vybav svoj bežný pracovný deň. Na monitore otvorených mnoho kariet, ešte viac súborov a v diári pribúda stále nová povinnosť. Skús si spomenúť, koľko krát vyruší tvoju pozornosť nevinné zapípanie mobilu, alebo kolega, ktorý sa s tebou chce podeliť o akési informácie.
Všetky tieto „malé detaily“ odpútavajú tvoju pozornosť a znižujú tvoju efektivitu. Vo finále tak vypracuješ úlohu s horším výsledkom za cenu dlhšieho času - nevýhodné a zbytočné. Nenechávaj to preto na ľahkú váhu a zmeň drobné návyky, ktoré ti ušetria čas a zlepšia výkon.
Tvrdenie potvrdzuje výskum z roku 2006, keď neuropsychológovia z Vanderbiltovej univerzity v Nashville zistili, že náš mozog má obmedzenú kapacitu ,,priepustnosti“ rozhodovacích mechanizmov. Zjednodušene povedané, náš mozog má problém so správnym vyhodnocovaním, pokiaľ ho nútime reagovať na viac než jeden podnet naraz. Počas výskumu boli účastníkom zadané dve ľahké úlohy zároveň, pričom bola sledovaná ich mozgová aktivita. Súbežná mozgová činnosť mala za následok spomalené uvažovanie, ktoré trvalo účastníkom o 30% dlhšie, než keby podobné úlohy riešili postupne. Naviac pri nich urobili dva krát toľko chýb.
Výskum na rovnakú tému urobila aj spoločnosť Microsoft Research v spolupráci s Illinoiskou univerzitou v roku 2007. Podľa nej trvá zamestnancom až 15 minút, kým sa začnú opäť plne sústrediť na náročnú úlohu po tom, čo ich vyruší niečo tak triviálne ako pípnutie upozornenia na nový mail, alebo SMS. A to aj v prípade, keď na ne nereagujú.
Na dôležité úlohy sa vždy snaž sústrediť na 100% a daj do nich všetku svoju mentálnu energiu. Niekedy však situácia nepraje a multitasking sa stane nutným zlom. Keď ťa najbližšie zaplaví kopec rôznych podnetov, skús SOS. Nie, nenabádam ťa k beznádejnému volaniu o pomoc, ale k tomuto jednoduchému cvičeniu:
Vytvor si v dennom rozvrhu jasné definované bloky s vopred určenou dĺžkou. Počas nich sa zameriavaj len na to, čo je potrebné.
Informuj členov rodiny, že máš vyhradený čas na premýšľanie. Zatvor internetové prehliadače, e-mailového klienta, vypni si mobil a tablet a ulož ich niekam, kde ťa nebudú lákať.
Reaguj na mail ihneď, ak tvoja odpoveď zaberie menej ako 2 minúty. Tie, ktoré trvajú dlhšie označ a naplánuj do bloku, kedy riešiš odpovede na správy. Irelevantné e-maily vymaž a tie, ktoré má riešiť niekto iný ihneď prepošli. Správy, kde si len v kópii presuň do osobitnej zložky a venuj sa im vtedy, keď budeš mať viac času. Ak je to možné, informuj všetkých o tom, aké druhy e-mailov stoja za tvoju pozornosť a energiu.
Sprav si zoznam 20% stránok, blogov, magazínov a diskusných fór, ktoré ti poskytujú 80% tých najzaujímavejších a najrelevantnejších informácii. Ostatné zruš, zablokuj a odinštaluj.
Odhlás sa z odoberania správ, ktoré pre teba nie sú užitočné. Skús službu unroll.me, ktorá prejde a zanalyzuje elektronickú poštu a umožní ti jedným klikom zrušiť odber všetkého, čo ťa nezaujíma. Zvyšok ti stránka zhrnie do jediného pravidelného e-mailu.
Sprav si digitálny poriadok v PC, zoraď veci do kategórii, uprac záložky, vytvor archív. Zabudni na jarné upratovanie raz za uhorský rok, digitálny poriadok musíš robiť na dennom poriadku.
Pozastav upozornenia na mobile aj PC. Skontroluj ich len v určité časti dňa, keď môžeš riešiť všetky nové položky naraz.
Zabudni na sociálne siete a ten kúsok voľného času, ktorý si si ušetril, radšej využi na prechádzku, ponaťahovanie sa a vlastne na čokoľvek, čo robili ľudia pred tým, ako vymysleli počítač a mobil.
Keď sa na teba valí kopec roboty a nevieš na čo sa máš skôr sústrediť skús SOS:
Sústreď sa – vytvor si systém a časové bloky, ktoré ti umožnia sústrediť sa len na jednu vec
Odfiltruj – zbav sa zbytočných podnetov a informácií navyše.
Skartuj – obmedz čas strávený v kyberpriestore.
Kontaktné údaje
