Tomáša dnes jeho šéf poveril tým, aby sa na budúci týždeň zúčastnil obchodného stretnutia s potenciálnou klientkou. Ide o manažérku siete kaviarní, ktorej chcú navrhnúť spoluprácu. Tomáš pracuje v reklamnej agentúre síce len krátko, no jeho šéf je presvedčený o tom, že túto úlohu zvládne. Dal mu niekoľko dôležitých rád, aby bolo toto stretnutie úspešné.
Je možné, že si sa ocitol v Tomášovej situácii a čaká ťa tvoje prvé obchodné stretnutie. Alebo možno máš už za sebou takýchto stretnutí veľa. Tento článok je užitočný v oboch prípadoch. Keď si nováčik, ukáže ti, ako začať rozhovor. Aj keď si už ostrieľaný obchodník, dostaneš niekoľko tipov, ako to môžeš robiť ešte lepšie. Tak sa poďme na to spolu pozrieť.
Zahájenie rozhovoru je súčasťou tzv. scenára obchodného stretnutia, ktorého ďalšími fázami sú: pochopenie potrieb, návrh riešenia, zvládnutie námietok a uzavretie dohody.
Je veľmi dôležité, ako rokovanie začneš. Často je to prvýkrát, kedy vidíš daného človeka. Zahájenie rozhovoru preto súvisí s vytváraním prvého dojmu. Nezabudni na správne podanie ruky, či udržiavanie očného kontaktu.
Najskôr je tvojou úlohou prelomiť ľady (tzv. ice breaking). Začni niečím zaujímavým, čo si si všimol napríklad pri príchode na stretnutie. Hovor o niečom, čo je druhej strane blízke. Tým vytvoríš emočnú väzbu. Najskôr teda prines informáciu, ktorá vyplynie z danej situácie. Prezentuj ju v pozitívnom svetle a následne ju preklop do otázky.
Tomáš: „Dobrý deň, pri príchode do Vašej kaviarne som si všimol, že na stenách tu máte pôsobivé obrazy od viacerých súčasných slovenských umelcov. Prečo ste sa rozhodli prezentovať práve moderné umenie?“
Klientka: „Myslíme si, že dobrá káva a umenie patria k sebe. Keďže sú našou cieľovou skupinou prevažne mladí ľudia, rozhodli sme sa dať priestor mladým slovenským umelcom, aby u nás mohli prezentovať svoju tvorbu. Čo nám prinášate vy?“
Vidíš, že klientka sa nám rozhovorila. Dôvodom je to, že Tomáš jej položil otvorenú otázku „prečo“. Práve tento druh otázky umožní ľuďom odpovedať dlhšou vetou a nie jednoslovne. Môžeš použiť aj ďalšie typy otvorených otázok, ktoré sa začínajú slovami: ako, kedy, kde, čo.
Celú túto úvodnú časť sa snaž prispôsobiť danému človeku hlavne na základe typológie osobností. Jeho kancelária či odpoveď na otázku ti napovie, či sa rozprávaš s niekým, kto je zameraný na emócie. Alebo na logiku.
Po tom, ako prelomíš ľady, prichádza na rad krátke predstavenie tvojej firmy a bodov rokovania.
Tomáš: „Zastupujem marketingovú agentúru, ktorá je najväčšia v tomto regióne. Vy ste tu zas najväčšia sieť kaviarní. Poďme zistiť, ako si môžeme navzájom pomôcť.“
Klientka: „Znie to rozhodne zaujímavo.“
Tomáš bol stručný. Pri predstavení firmy sa zároveň zameral na to, čo majú jeho firma a firma klientky spoločné. Tým ju očividne zaujal.
Pri predstavovaní si zapamätaj meno klienta a použi ho v priebehu rozhovoru. Možno ho nechá pozdravovať tvoj šéf. Ak nie je nikto známy, kto by klienta pozdravil, môžeš vytvoriť spojenie napríklad aj tak, ako to urobil Tomáš:
„Pani Nováková, našiel som si Váš profil na LinkedIn-e a videl som, že máme spoločných známych. Pán Juraj Slovák je náš dlhoročný klient.“
Klientka: „To je skvelé, nevedela som to. Aký je ten svet malý.“
Tomáš vytvoril emočné prepojenie tým, že použil meno klientky. Rovnako medzi nimi vytvoril spojenie, keď spomenul ďalšieho klienta, ktorého pozná aj klientka.
V tomto momente vieš, ako začať rozhovor v rámci obchodného rokovania. V ďalšom článku sa dozvieš, ako postupovať ďalej.
Na úspešné zahájenie rozhovoru:
Kontaktné údaje
