Záznam narušiteľov
Nina šéfuje online obchodu s oblečením. Často sa jej stáva, že ju počas dňa v práci niečo alebo niekto vyruší. Zazvoní jej telefón, kolega ju zastaví cestou z obeda, kolegyňa za ňou príde s naliehavým problémom a tak ďalej. Všetko toto ju oberá o pozornosť a kradne jej čas, ktorý by mala venovať svojim pracovným povinnostiam. Vie, že to takto nemôže pokračovať ďalej a musí nájsť riešenie.
Asi každý z nás sa už veľakrát ocitol v podobnej situácii. Spomeň si na svoj dnešný pracovný deň. Vybavil si niekoľko telefonátov, emailov alebo zažil niečo iné, čo odviedlo tvoju pozornosť od práce? Je dôležité sa týmito vecami zaoberať. Narúšajú tvoje sústredenie a potom musíš vynaložiť viac času, aby si sa opäť dostal do práce. No aby si mohol týchto “narušiteľov” kontrolovať, musíš ich poznať.
Identifikácia je základ
Ako už bolo spomenuté vyššie, narušiteľov musíš najskôr spoznať. Následne ich musíš analyzovať a stanoviť stratégie, ako vyrušenia v budúcnosti lepšie ovládať.
Počas jedného týždňa si zapisuj kde, kto a kedy ťa vyrušil. Pri rozhodovaní, či boli tieto vyrušenia dôležité a naliehavé, ti pomôže Eisenhowerov princíp. Podľa neho dôležité úlohy prispievajú k naplneniu dlhodobých cieľov a naliehavé si vyžadujú okamžité riešenie.
Stiahni si worksheet vo formáte PDF a vypĺň si ZÁZNAM NARUŠITEĽOV.
Keď máš záznam hotový, zanalyzuj si informácie, ktoré si získal. Ako na to, zistíš v ďalšom bode.
Pozri sa najprv na to, či vyrušenia boli opodstatnené. Ak nie, treba nájsť cestu ako ich v budúcnosti blokovať. Mohli s tým dotyční ľudia počkať do stretnutia alebo vôbec nemuseli za tebou chodiť? V takom prípade sa o tom musíš s nimi milo, ale asertívne pozhovárať. S tými, ktoré boli opodstatnené, musíš počítať a zahrnúť si ich do denného plánu. pozri sa, ktoré z nich sú naliehavé a ktoré:
dôležité
dôležité aj naliehavé
Existuje viacero spôsobov, ako sa naučiť lepšie zvládať narušenia. Je len na tebe, ktoré z nich si zvolíš. Hlavné je, aby ti vyhovovali.
Ak sa potrebuješ sústrediť, daj telefón na odkazovač, alebo požiadaj sekretárku (ak ju máš), aby za teba vybavila telefonáty. Tak ich môžeš vybaviť podľa dôležitosti a vtedy, keď to tebe vyhovuje. Môžeš si to dokonca zaradiť do harmonogramu.
Ak za tebou niekto dobehne, že niečo potrebuje, ľahko sa môže stať, že to začneš rýchlo riešiť. Tvoja práca ostane zabudnutá. Uvedom si však, že nie vždy je to urgentné. Daj si minútu a premysli si kedy a čo podnikneš.
Nauč sa povedať nie, keď si zahltený prácou a musíš stihnúť deadline. Najlepšie je pripojiť aj krátke vysvetlenie.
Daj ľuďom vedieť, kedy si dostupný a kedy nie. Môže to mať podobu napríklad štítku na dverách.
POZOR! Ak si manažér, súčasťou tvojej práce je byť dostupný pre ostatných, takže to využi múdro. Ľudia musia vedieť, že ťa v prípade krízovej situácie môžu vyrušiť.
Môžeš zaviesť pravidelné stretnutia s ľuďmi, s ktorými hovoríš najčastejšie. Povedz im, nech si pripravia zoznam vecí, ktoré potrebujú prebrať. To platí aj pre teba. Tak prediskutujete naraz všetko potrebné. Dbaj na to, aby sa stretnutia konali v konferenčnej miestnosti a podobne. Vďaka tomu môžeš vstať a odísť, keď potrebuješ.
Niekedy sa im nevyhneš. Hneď na začiatku daj dotyčnému vedieť, že máš len istý čas, napríklad: “Teraz mám len 5 minút.” Dodrž to. Ak nevyriešite problém v danom čase, dohodnite si stretnutie na inokedy.
Chce to stratégiu
Nina sa rozhodla, že vyskúša záznam narušiteľov. Počas jedného týždňa si poctivo zapisovala všetky vyrušenia v pracovnom čase. Za dôležité aj naliehavé vyrušenie označila to, keď za ňou v stredu prišiel kolega kvôli problémom s kuriérskou spoločnosťou, ktorá doručuje objednaný tovar. Tú situáciu musela urýchlene riešiť. Naopak, za nedôležité a nenaliehavé vyrušenie považuje, keď ju kolegyňa zastavila na chodbe a pýtala sa jej, aký teambulding zorganizujú tento rok. Takto prešla všetky vyrušenia v týždni. Rozhodla sa, že prichádzajúce telefonáty medzi 9:00 a 11:00 bude za ňu vybavovať jej asistentka. Tiež chce viac premýšľať nad tým, či sú vyrušenia až také urgentné ako sa zdajú byť na prvý pohľad. Zaviedla stretnutia v pondelok o 14:00 s kolegami, s ktorými komunikuje najčastejšie. Každý, vrátane Niny, si vopred pripraví body, ktoré by chcel prebrať. Vďaka tomu zníži počet vyrušení a bude sa lepšie sústrediť na prácu.
Tak už vidíš, že vyrušenia vôbec nemusia byť také obmedzujúce, ako sa na prvý pohľad javia. Chce to len presne ich spoznať a na základe toho sa potom rozhodnúť, ako k nim budeš v budúcnosti pristupovať.
ZHRNUTIE
Kontaktné údaje
